ই-মেইল পাঠানোর সময় মূল প্রাপকের পাশাপাশি অতিরিক্ত প্রাপককে CC (Carbon Copy) ফিল্ডে রাখা হয়। ই-মেইল পাঠানোর জন্য কয়েকটি ধাপ অনুসরণ করতে হয়।

ই-মেইল পাঠানোর ধাপসমূহ:
১। ই-মেইল কম্পোজ করা
২। ইন্টারনেটে সংযোগ স্থাপন করা
৩। ই-মেইল সেন্ড করা

ই-মেইল কম্পোজ করা:

• প্রথমে ই-মেইল সফটওয়্যার ওপেন করতে হয় (যেমন: Outlook Express)।

• এরপর Message → New Message বা To Mail এ ক্লিক করতে হয়।

• প্রয়োজনীয় ঘরগুলো পূরণ করতে হয়:

  • To: প্রাপকের ঠিকানা

  • From: প্রেরকের ঠিকানা

  • CC, BCC: অতিরিক্ত প্রাপক (প্রয়োজন হলে)

  • Subject: মেইলের বিষয়

  • Attach: ফাইল সংযুক্ত করার জন্য

  • Body: মূল বার্তা লেখার স্থান

• কম্পোজ করা মেইল চাইলে Outbox-এ সেভ করে রাখা যায়।

• একসাথে অনেকগুলো ই-মেইল তৈরি করে পরবর্তীতে পাঠানো সম্ভব।

ইন্টারনেটে সংযোগ স্থাপন:

• ডায়াল-আপ নেটওয়ার্ক বা অন্য কোনো সংযোগ ব্যবহারের মাধ্যমে ইন্টারনেট কানেকশন নিতে হয়।

ই-মেইল সেন্ড করা:

• ইন্টারনেটে সংযুক্ত হওয়ার পর File → Send Queued Message অথবা Send and Receive বাটনে ক্লিক করলে মেইল পাঠানো হয়।

বর্তমানে ওয়েব-ভিত্তিক ই-মেইল সার্ভিস (যেমন Gmail, Yahoo, Outlook.com) ব্যবহারের ফলে প্রক্রিয়াটি আরও সহজ হয়েছে। শুধু ইন্টারনেট কানেকশন থাকলেই ব্রাউজারের মাধ্যমে সরাসরি ই-মেইল পাঠানো যায়।

বর্তমান যুগে যোগাযোগের সবচেয়ে নির্ভরযোগ্য ও দ্রুত মাধ্যমগুলোর একটি হলো ই-মেইল। বিভিন্ন প্রতিষ্ঠান ও ব্যক্তি তাদের দৈনন্দিন কাজের জন্য ই-মেইল সার্ভিস ব্যবহার করে থাকে। অনেক কোম্পানি ই-মেইল সার্ভিস প্রদান করলেও এর মধ্যে Gmail বর্তমানে সবচেয়ে জনপ্রিয় ও ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত সেবা হিসেবে স্বীকৃত। এর ব্যবহার সহজ, নিরাপদ এবং বহুমুখী সুবিধার কারণে এটি বিশ্বব্যাপী কোটি কোটি মানুষের আস্থা অর্জন করেছে।

Gmail-এর জনপ্রিয়তার পেছনে বেশ কিছু গুরুত্বপূর্ণ কারণ রয়েছে যা একে অন্যান্য ই-মেইল সার্ভিস থেকে আলাদা করেছে।

সহজ ব্যবহারযোগ্যতা: Gmail-এর ইন্টারফেস খুবই সহজ ও ব্যবহারবান্ধব। নতুন ব্যবহারকারীও সহজে অ্যাকাউন্ট খুলে মেইল পাঠানো, গ্রহণ করা, ফাইল সংযুক্ত করা ইত্যাদি করতে পারেন।

বৃহৎ স্টোরেজ সুবিধা: Gmail ব্যবহারকারীদের জন্য Google 15 GB পর্যন্ত বিনামূল্যে স্টোরেজ প্রদান করে, যা অন্যান্য সার্ভিসের তুলনায় বেশি। এই জায়গায় ই-মেইল, ছবি, ডকুমেন্টসহ নানা ফাইল নিরাপদে রাখা যায়।

স্মার্ট সার্চ অপশন: Gmail-এর অন্যতম বৈশিষ্ট্য হলো এর শক্তিশালী সার্চ সিস্টেম। ব্যবহারকারী কিওয়ার্ড বা নির্দিষ্ট নাম লিখে দ্রুত যেকোনো পুরোনো ই-মেইল খুঁজে পেতে পারেন।

নিরাপত্তা ও স্প্যাম ফিল্টার: Gmail উন্নত নিরাপত্তা ব্যবস্থা ও স্প্যাম ফিল্টার ব্যবহার করে। এটি সন্দেহজনক ই-মেইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্প্যাম ফোল্ডারে স্থানান্তর করে, ফলে ব্যবহারকারীর ইনবক্স থাকে পরিষ্কার ও নিরাপদ।

Google-এর অন্যান্য সেবার সঙ্গে সংযুক্তি: Gmail ব্যবহারকারীরা Google Drive, Google Meet, Google Calendar, Google Docs প্রভৃতি সেবা সহজেই ব্যবহার করতে পারেন। একক লগইনের মাধ্যমে সব সেবায় প্রবেশ করার সুবিধা ব্যবহারকারীর সময় ও শ্রম দুটোই বাঁচায়।

মোবাইল অ্যাপ ও মাল্টিপ্ল্যাটফর্ম সাপোর্ট: Gmail মোবাইল, ট্যাবলেট, কম্পিউটারসহ সব প্ল্যাটফর্মে ব্যবহারযোগ্য। এর অ্যাপ্লিকেশনটি দ্রুত, হালকা ও বিজ্ঞাপনমুক্ত অভিজ্ঞতা দেয়।

বিনামূল্য ও বিজ্ঞাপন নিয়ন্ত্রণ: Gmail সম্পূর্ণ বিনামূল্যে ব্যবহার করা যায়। তাছাড়া ব্যবহারকারী চাইলে বিজ্ঞাপন নিয়ন্ত্রণ ও নোটিফিকেশন সেটিংসও কাস্টমাইজ করতে পারেন।

সবশেষে বলা যায়, Gmail তার উন্নত প্রযুক্তি, সহজ ব্যবহার, নিরাপত্তা এবং Google ইকোসিস্টেমের সঙ্গে সংযোগের কারণে আজ বিশ্বের সবচেয়ে জনপ্রিয় ই-মেইল সার্ভিস হিসেবে প্রতিষ্ঠিত হয়েছে। এটি শুধু ব্যক্তিগত ব্যবহারের ক্ষেত্রেই নয়, বরং অফিস, শিক্ষা প্রতিষ্ঠান ও ব্যবসায়িক যোগাযোগের ক্ষেত্রেও অপরিহার্য হয়ে উঠেছে।